Inmarket Бизнес статьи

Если вы уже сделали это, то, мы надеемся, вы успели также записать время и место и, кроме того, спланировать свой день по возможности так, чтобы перед аудиенцией не возникло никаких выбивающих из колеи происшествий.

Обязательно заранее продумать и зафиксировать на бумаге план ваших действий и ведения разговора: приветствие, изложение сути, возможно, дискуссия. Постарайтесь предугадать наиболее часто возникающие вопросы и заранее подготовить точные, короткие и запоминающиеся ответы на них. Это необходимо для того, чтобы ваш собеседник мог легко вспомнить их и воспроизвести в разговоре с другими людьми, например, с родственниками, когда будет обсуждать прошедшую встречу.

С вечера подготовьте свой деловой костюм, соберите необходимые наглядные пособия и рекламные материалы, не забудьте запасную ручку (она может понадобиться не только вашему собеседнику, но и вам тоже). Если выяснилось, что встречу придется отложить, обязательно позвоните и предупредите.

Не волнуйтесь. И никогда, запомните, НИКОГДА НЕ ОПАЗДЫВАЙТЕ! Если же это все-таки случилось, обязательно извинитесь, даже в том случае, когда виноваты не вы. Но это крайний случай, не так ли? А мы порекомендовали бы вам вообще приходить на встречу на несколько минут раньше, чтобы успеть привести себя в порядок и собраться с мыслями.

Не забудьте поздороваться и представиться, если вы не знакомы. Сделайте это изящно, мягко, обаятельно. Спокойная, приятная улыбка, фраза "очень рад" или "очень приятно" - и вы сами почувствуете, насколько теплой станет обстановка встречи. Кстати, во время беседы очень неплохо помнить о том, что разговор "глаза в глаза" создает атмосферу взаимной симпатии и заинтересованности. Исключение составляет случай, когда по складу характера собеседник такого внимания не выносит.

Любую беседу можно условно разделить на следующие этапы: начало, передача информации, аргументирование, выслушивание доводов собеседника, принятие или опровержение этих доводов и принятие решения -подведение итогов. Не следует сразу касаться дискуссионных моментов. Пусть первая фраза звучит утверждающе и бесспорно, но интересно. Пусть начало сразу задаст общий располагающий тон всей встрече. Ваш собеседник сразу настроится положительно, станет внимателен, а вы прекратите волноваться.

Но спокойствие духа - не повод, чтобы расслабляться. О чем вы намерены сообщить приглашенному прежде всего? Какова бы ни была тема, вот вам настоятельная рекомендация для начала беседы: старайтесь никогда не начинать с вопросов, на которые ваш собеседник ответит "нет".

Если хотите, чтобы к вашему предложению и мнению прислушались, делайте все, чтобы собеседник с самого начала соглашался с вами. Этим вы настроите слушателя на положительные ответы, задавая его психологическим реакциям общую направленность на подтверждение и согласие.

Психологическую схему происходящего можно представить примерно так. Когда человек говорит "нет", весь его организм мгновенно настраивается на отрицание и занимает оборонительную систему. Если от вас считают нужным обороняться, значит вы вызываете подозрение. А раз так, то убедить собеседника в своей порядочности и благожелательности будет очень трудно. И наоборот, когда человек искренне с вами соглашается, никакого отчуждения не происходит. Поэтому, чем больше "да" вам удастся добиться от собеседника в начале разговора, тем более вероятен успех переговоров в целом.

Приглядитесь к человеку, с которым говорите. Какой он? Все еще загадка, не так ли? Возможно, приведенная ниже классификация собеседников по П.Мицичу поможет вам разобраться и выбрать верную тактику.

1. Вздорный человек. Нетерпелив, несдержан, возбужден. Попробуйте обсудить с ним и обосновать спорные моменты, если до начала беседы они уже известны. Сохраняйте спокойствие, что бы вам ни сказали. В экстремальных случаях - сделайте перерыв и "остудите головы". Важные решения формулируйте его словами.

2. Позитивный человек. Чрезвычайно приятный собеседник, добродушен, трудолюбив, внимателен. Дискутирует спокойно, признает вашу правоту если, конечно, вы того заслуживаете.

3. Всезнайка. Трудный случай. Этот человек обо всем имеет свое мнение и всегда требует слова. Старайтесь напоминать ему, что беседа - это когда говорят все участники, но и давайте объяснить его точку зрения. Только не забывайте ограничивать его высказывания по времени.

4. Болтун. Невнимателен. Редко слушает, что ему говорят, еще реже - слышит сказанное, зато часто перебивает. Постарайтесь максимально тактично остановить его. Не давайте много и не по делу болтать.

5. Трусишка. Не слишком уверен в себе, поэтому боится высказать собственное мнение. Будьте с ним деликатны, не давите, убедите его в том, что он - тоже человек.

6. Неприступный. Замкнут, высокомерен, недоверчив. Совершенно необходимо его заинтересовать, а потом уж доводы в вашу пользу он для себя подберет сам.

7. Скучающий. Этому человеку просто скучно с вами. Задавайте побольше вопросов о нем самом. Постарайтесь выяснить, что ему интересно, что привлекает.

8. Важная птица. Лучше не критиковать. Он не выносит критики ни в каком виде. Поэтому при споре с ним наиболее действенной окажется постановка фразы вроде "да... но...".

Но с кем бы вы ни беседовали, помните, что существуют правила ведения делового разговора, не зависящие от типа приглашенного или оппонента. Вот они:

Излагайте мысли предельно кратко и доходчиво.
Аргументируйте свои суждения.
Следите, чтобы ваша речь была четкой, без междометий и длинных пауз. И без слов-паразитов; чтоб ударение было верным, а произнесенное слово нельзя было бы истолковать как-нибудь по-другому.
Ваши вопросы должны содержать слова "почему", "когда", "как" - это позволит исключить односложные ответы и поможет собеседнику более отчетливо изложить свою точку зрения.
Не хмурьте брови, не кусайте губы, не потирайте руки - зачем вам эти знаки агрессии и недовольства? А вашему собеседнику?
Если с вами не согласны, не спешите доказывать свое, а прежде всего спокойно дайте оппоненту высказаться. Попробуйте записывать его доводы, чтобы лучше понять, в чем вы расходитесь. Уточните постановку вопроса - может, вы вообще говорили о разном ("Если я вас правильно понял...", "Давайте подойдем к вопросу иначе..."). И никогда не отвечайте в категоричном тоне.
Подбирая доказательства и убеждая собеседника, не переусердствуйте: излишняя убедительность вызывает отпор, ведь вы наносите удар по "самой больной мозоли" - по человеческому самолюбию. Мерой вашей беседы должна быть корректность во всем, особенно в споре.
Если вы правы, не спешите загонять собеседника в угол, требуя немедленного признания своей правоты. Жестоко и нетактично в такой момент заявлять "я был уверен, что вы ошибаетесь", "стоило спорить...". Так вы навсегда отобьете у человека всякую охоту общаться с вами.
Контролируйте себя: свое самочувствие, настроение, мимику, тон, жесты недовольства или спешки, не отвлекайтесь ни на что постороннее.
Слушая длинный монолог, непременно реагируйте. Не сидите молча, вполне уместны замечания вроде "да-да", "понимаю", "интересно", "в самом деле" и т. п.
Уважайте собеседника, даже если он груб, бестактен и взрывоопасен.
Пока вы слушаете, не пытайтесь обдумывать следующий вопрос, а тем более - красивую, ничего не значащую фразу.
Не ждите с нетерпением подходящей паузы в разговоре, чтобы вставить свое слово.
В конце беседы поблагодарите за внимание и уделенное вам время, не забудьте вежливо попрощаться, даже если результат беседы вас не удовлетворил.
Всего несколько пунктов, касающихся того, что в деловом разговоре будет абсолютно некорректно:

Уходить от сути дела.
Раздражаться.
Проявлять упрямство, не имея доказательств.
Вести себя высокомерно.
И то, что необходимо сделать, когда вы уже вежливо попрощались с приглашенным и расстались друзьями.
Прежде всего, расслабьтесь. Дайте себе немного отдохнуть. Затем подведите итоги. Учитесь не только контролировать, но и оценивать каждый свой шаг:

1. Хорошо ли вы изложили суть дела? Ничего не забыли?
2. А от темы не отклонялись или все-таки было немного?
3. В этот раз удалось обойтись без давления на собеседника? Свое мнение не навязывали?
4. Ваши доводы были убедительны?
5. Какие вопросы вызвали у вас затруднение? Как на них отвечать?
6. Все ли время беседы вы были внимательны, вежливы, тактичны? Где сорвались и почему?